Formas de Evitar Impressões Desnecessárias na sua Empresa

Já entrou em desespero ao entrar em um setor e ver aquela pilha de papel em cima de uma mesa ? Ou ao lado da impressora central, ter uma pilha de papel que virou "Rascunho" ? Muitas vezes a maior parte daquelas impressões não realizadas desnecessariamente, aumentando os custos de sua operação.

Evitar impressões desnecessárias é uma das açõesmais rápidas que podem ser feitas para corte de custos no ambiente empresarial. Quanto maior for o número de funcionários, maior será o gasto com papel. É por isso que os melhores gestores se preocupam em implantar métodos de economia nos processos de impressão. Ações inteligentes podem gerar uma economia de até 40% nas impressões de sua empresa.

Por isso, Vamos considerar algumas dicas úteis que podem lhe ajudar.

01. Ative a Impressão Segura

Isso é nada mais nada menos do que: As páginas depois que são enviadas para a impressora, ficam na fila de impressão, e são impressas somente quando o usuário chega no equipamento e dá o comando para liberar o documento. Esse tipo de recurso é simples e acessível, pois boa parte dos equipamentos de impressão já vem com a função integrada, sendo necessário apenas uma simples configuração no driver de impressão.

Veja exemplo abaixo em uma Impressora OKIDATA:

Ativando este recurso, muitos benefícios estão envolvidos, como:

1. Evitar impressões que normalmente ficariam esquecidas na impressora;
2. Libera as impressões após o reconhecimento do usuário, possibilitando o compartilhamento de impressoras mesmo com necessidade de informações confidenciais;
3. A Segurança do Usuário que as suas impressões não será vista por pessoas não autorizadas;
4. Se o usuário mandar a impressão errada, como o velho Excel sem formatação, ele não precisa sair desesperado para cancelar o trabalho, pois o trabalho só será impresso após liberação no painel do equipamento, permitindo o cancelamento;

02. Padrão frente e verso nas Impressões.

A Folha de papel é produzida para se utilizar os dois lados. Porém, muitos usuários não se atentam a esse detalhe, e mesmo que para documentos que podem ser impressos em frente e verso ( que é a maioria ), utilizam apenas um lado do papel.

A Maioria dos drivers de impressão vem com um padrão de impressão apenas Frente ao ser instalado. A Ideia é inverter isso. Ao instalar um driver de impressão, configure o padrão de impressão frente e verso, e se o usuário necessitar imprimir só frente, por exemplo em documentos com validade fiscal, ele terá que alterar essa propriedade antes de imprimir.

Veja exemplo abaixo em um Modelo Brother:

Detalhe importante: Caso esteja utilizando o sistema operacional windows, ative a função frente e verso no PADRÃO do driver. Vá até painel de controle / impressoras e dispositivos / selecione "Preferências de Impressão" com botão direito no driver da impressora que queira configurar. Veja o exemplo abaixo:

03. Bilhetagem e Gerenciamento de Impressões.

O software de gerenciamento e bilhetagem de impressão permite aos gestores que monitorem todas as impressões na empresa, sabendo onde, quando, o que e quem realizou a impressão. O controle reduz gastos e ainda faz com que os usuários imprimam de forma responsável, pois sabem que suas impressões estão sendo monitoradas.

Baseado que existe um aumento dos custos e na crescente necessidade de integração da impressão nas redes, os profissionais de TI estão vendo a real necessidade em promover melhorias na infraestrutura de impressão, tanto na otimização dos custos quanto no desempenho dos processos. O software de bilhetagem é de suma importância nesse contexto.

Além disso, o mecanismo permite o controle e gerenciamento da impressão e contribui também em minimizar o impacto ambiental da empresa, reduzindo o desperdício de papel, suprimentos e manutenção dos equipamentos.

Os benefícios são muitos:

• Reduzir o custo de impressão;
• Eliminar o desperdício;
• Promover o uso responsável;
• Monitorar ativos de impressão;
• Possibilidade de limitar o volume de impressão dos usuários (Cotas);
• Transferir os custos de impressão para quem imprime;

Faça acontecer, e reduza os custos da sua empresa.

Diante da necessidade cada vez maior de não apenas imprimir, mais gerenciar todo o processo, a terceirização nesta área se tornou uma realidade inquestionável nas empresas.

Os altos custos envolvidos em suprimentos, logística, equipamentos e manutenção, aliado a necessidade de gestão, tem levado as equipes de TI a procura de um parceiro ideal que possa atender a todo o parque, apresentando um projeto de outsourcing de impressão que englobe tudo, suprimentos, equipamentos, manutenções e soluções de gestão.

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