Como gerenciar todo seu conteúdo empresarial
Antes de qualquer coisa, você já se perguntou qual é a sua necessidade dentro do âmbito empresarial?
É necessário reconhecê-la para que, diante dela, possamos designar os profissionais da área, selecionar as ferramentas corretas e tomar as devidas ações visando ao crescimento e à produtividade nos setores que necessitam desse progresso.
É notável que, a cada dia que passa, somos cada vez mais bombardeados com o excesso de informações e conteúdos, relevantes ou não, dos mais diversos gêneros, dentro e fora do nosso ambiente de trabalho, tudo isso de maneira excessiva. Positivo ou não, esse excesso de conteúdo se dá graças aos grandes avanços nos mais diversos setores, seja o comercial, industrial, empresarial, entre outros, tornando-se cada vez mais necessário a gestão de todo esse conteúdo que nos é atribuído e que atribuímos aos demais. Mediante a necessidade citada acima dentro do contexto organizacional, apresento-lhes o ECM (Enterprise Content Management), ou seja, Gerenciamento de Conteúdo Empresarial.
O ECM tornou-se algo mais do que apenas uma tecnologia ou mesmo uma metodologia, visto que ele combina de forma dinâmica todas as ferramentas que serão utilizadas na captura, armazenamento, gerenciamento, preservação e fornecimento de informações que darão apoio aos processos organizacionais. De maneira sistemática, ele irá organizar todas as informações que serão utilizadas por um público específico da nossa pirâmide organizacional, ou seja, do desenvolvedor ao usuário, do vendedor ao cliente e assim por diante.
A gestão de documentos tornou-se parte do gerenciamento de conteúdo, visto que toda aquela informação estará alocada nos arquivos e documentos físicos. Diante da forma como os processos correm dentro de um ambiente empresarial, é necessário que se mantenha a organização na forma como eles se deslocam entre os canais. Nos processos comuns, os documentos dependem da transição física entre as áreas responsáveis, o que, devido à falta de organização e gestão, pode gerar gargalos.
A solução em ECM tem resolvido alguns dos principais entraves dos setores relacionados à administração e planejamento de empresas dos mais diversos ramos, problemas como, por exemplo: - Excesso de conteúdo devido ao acúmulo de documentos; - Conservação do acervo de dados; - Informações não estruturadas; - Problemas na organização e localização de arquivos; - Tempo no prazo para consulta; - Liberação do espaço físico; - Controle de acesso e disponibilidade dos conteúdos; - Segurança contra a distribuição não autorizada dos documentos e seus conteúdos.
O ECM lhe dá todo o controle e gerenciamento das informações durante o seu ciclo de vida e melhora consideravelmente a produtividade da sua organização, reduzindo os riscos e controlando os custos de volumes com conteúdo cada vez maiores, tudo isso de maneira integrada com os métodos de governança já existentes.
Antes de implantar o mesmo em sua empresa, analise se o ECM possui as funcionalidades citadas abaixo: Localização dos documentos diante da identificação das citações e termos relacionados; Registro das alterações aplicadas nos documentos; OCR (Reconhecimento óptico de caracteres). Essas são algumas funcionalidades que podem lhe auxiliar na escolha da melhor solução ECM para atender às necessidades da sua empresa.
Portanto, se você tem interesse em implantar uma solução ECM, conheça o GRUPO JRB e descubra como é prático tomar posse do controle das informações produzidas frequentemente nos diversos setores da sua empresa. Nossos consultores estão à sua disposição.